Um Daten, wie etwa Fotos, Videos oder Dokumente mit anderen Leuten auszutauschen, bieten sich Online-Speicher in der so genannten Cloud wunderbar an.
Hier lädt man die gewünschten Dateien hoch und kann diese dann freigeben – entweder nur für bestimmte Personen oder aber ganz öffentlich, also für jeden, der sich die Daten ansehen möchte. Und genau hier passieren ganz schnell Fehler und Dokumente sind für Personen sichtbar, die sie eigentlich gar nicht sehen sollten.
Bei Dropbox zum Beispiel gibt es 2 Möglichkeiten, Daten freizugeben: Man kann Personen zur Zusammenarbeit einladen oder man kann einen Link zu den Dokumenten versenden. Beide Varianten unterscheiden sich völlig!
Wenn du dich mit dem Webbrowser in deinen Dropbox-Account einloggst, kannst du Ordner oder Dateien anklicken und rechts daneben erscheint dann der Button „Freigeben“.
Wenn du den anwählst, erscheinen die beiden Möglichkeiten, die du zum Teilen der Daten hast. Wenn du „Link senden“ klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du einen Link findest, den du nun ganz bequem per E-Mail oder Messengern, wie WhatsApp, versenden kannst. Ahnst du schon etwas? Genau! Jeder, der diesen Link hat, kann auf die freigegebenen Daten zugreifen und sie ansehen – er braucht dazu nicht einmal einen Dropbox-Account. Gibst du zum Beispiel ein peinliches Video mit der Option „Link senden“ für einen Freund frei, dann kann der mächtig gemein sein und diesen Link an seine ganzen Freunde schicken. Die können das Video dann ebenfalls sehen, ohne, dass du das sofort bemerkst. Diese Option solltest du also nicht für Daten nutzen, die nicht jedermann sehen sollte.
Die zweite Möglichkeit heisst: „Nutzer zur Zusammenarbeit einladen“. Klickst du darauf, öffnet sich ein Fenster, in dem du die E-Mail-Adressen von Freunden eingeben musst, die auf die Dokumente Zugriff haben dürfen. Diese bekommen dann eine Benachrichtigung und müssen sich mit ihren Anmeldedaten einloggen, um die Dokumente anzusehen. Es haben also wirklich nur die Freunde Zugriff, die du auch eingeladen hast. Der Nachteil: Alle Personen müssen einen Dropbox-Account besitzen. Ausserdem können sie bei dieser Variante alle Daten bearbeiten und auch löschen. Will dich jemand ärgern, löscht er alles.
Gleich noch ein Tipp: Achte bitte darauf, dass beim Punkt „Zulassen, dass jeder Bearbeitungsberechtigte die Nutzer dieses Ordners verwalten kann“ kein Haken gesetzt ist. Alle Freunde, die du eingeladen hast, könnten die Daten sonst weiteren Personen zugänglich machen. So hast du Kontrolle darüber, wer Zugriff auf deine Dokumente hat und wer nicht.
Weitere Informationen zu dem Thema findest du hier:
https://www.dropbox.com/help/274
https://www.dropbox.com/de/help/167
http://praxistipps.chip.de/dropbox-ordner-fuer-andere-freigeben_1470
